Codice di condotta anticorruzione
Preambolo
Questo codice di condotta anticorruzione (in seguito denominato il “Codice”) fa riferimento alla Convezione delle Nazioni Unite contro la corruzione e si prefigge di lottare contro ogni forma di corruzione.
Il Codice s’inserisce nell’ambito normativo della legge francese n° 2016-1691 del 9 dicembre 2016, relativa alla trasparenza, alla lotta contro la corruzione e alla modernizzazione della vita economica.
Tuttavia, appare ovvio come un solo documento non possa affrontare tutti i casi di corruzione e di traffico di influenze che possono prodursi durante le attività professionali quotidiane; ogni persona deve quindi usare la propria capacità di giudizio e dar prova di buonsenso.
In caso di dubbi sul comportamento da adottare, ogni impresa si basa sugli strumenti di supporto e di consiglio da essa dispiegati, nonché su un sistema interno di allerta.
1 – Oggetto e campo di applicazione
Questo Codice ha come oggetto la definizione dei tipi di comportamento da vietare giacché potenzialmente assimilabili a fatti di corruzione o di traffico di influenze.
Ricordiamo qui come il Codice non possa sostituirsi ai principi e alle regole definiti da altri regolamenti e procedure interne in vigore in seno al Gruppo SERGE FERRARI.
Il Codice si applica a tutti i dirigenti e dipendenti (in seguito denominati i “Collaboratori”) delle varie società del Gruppo, nonché delle sue filiali francesi ed estere, che hanno adottato il codice di condotta anticorruzione Middlenext.
Tutti i Collaboratori devono adottare un comportamento esemplare in seno a ogni società e non fare niente che sia contrario alle regole definite dal Codice.
Tutte le eventuali domande dei Collaboratori sull’applicazione del Codice o sulla sua interpretazione dovranno essere inoltrate al superiore gerarchico competente o al referente designato dalla società.
2 – Regole fondamentali e loro declinazioni
- Definizioni
* La corruzione è un comportamento attraverso il quale una persona (agente pubblico o privato cittadino) propone, richiede o accetta, direttamente o per mezzo di un intermediario, un dono, un’offerta, una promessa, un presente o un qualsivoglia vantaggio al fine di compiere, ritardare od omettere di compiere un atto che rientri, in modo diretto o indiretto, nell’ambito delle sue funzioni, con l’obiettivo di ottenere o conservare un vantaggio commerciale o finanziario oppure d’influenzare una decisione.
È possibile distinguere due tipi di corruzione:
- La corruzione è detta attiva quando la persona che corrompe è all’iniziativa dell’atto di corruzione;
- La corruzione è invece detta passiva quando l’atto di corruzione è commesso dalla persona corrotta, vale a dire dalla persona che compie, o non compie, un atto in cambio di una contropartita.
La corruzione può assumere varie forme assimilabili a pratiche commerciali o sociali correnti; può, in particolar modo, trattarsi d’inviti, regali, sponsorizzazioni, doni, ecc.
*Il traffico di influenze designa il fatto, per una persona, di vendere le sue qualità o la sua influenza, reale o presunta, per influenzare una decisione che sarà presa da una terza persona.
Il traffico di influenze implica quindi tre soggetti: il beneficiario (colui che fornisce i vantaggi o i doni), l’intermediario (colui che utilizza il credito che possiede per via della sua posizione) e la persona che detiene il potere decisionale (autorità o amministrazione pubblica, magistrato, perito, ecc.).
- Principio e regole
I Collaboratori non devono mai commettere alcun atto di corruzione e non devono mai utilizzare degli intermediari, come agenti, consulenti, esperti, distributori o ogni altro partner commerciale, con l’obiettivo di commettere tali atti.
Nel caso in cui uno dei Collaboratori si trovi di fronte a una proposta, lo stesso dovrà chiedersi:
- Le leggi e normative applicabili sono rispettate?
- Questa proposta è conforme al Codice e agli interessi dell’azienda?
- Questa proposta è sprovvista d’interessi personali?
- Sarei a disagio se la mia decisione fosse comunicata ad altri?
Tutte le aziende che si rifanno al Codice hanno definito una procedura affinché ogni loro dipendente possa esprimere i suoi dubbi nel caso in cui sia confrontato a una scelta etica o di gestione degli affari, e ciò in completa riservatezza.
2.1 – Regole specifiche ai pubblici ufficiali
- Definizioni
Il termine “pubblico ufficiale” indica una persona depositaria dell’autorità pubblica, incaricata di una missione di servizio pubblico o investita di un mandato elettivo pubblico, per essa stessa o per altri.
- Principio e regole
La corruzione di un pubblico ufficiale è passibile di sanzioni maggiori (il Codice Penale francese sanziona in modo severo gli individui colpevoli di corruzione pubblica, con pene massime di 10 anni di carcere e 1 milione di euro di multa).
Tutti i rapporti con i pubblici ufficiali devono rispettare le leggi e normative applicabili (vale a dire le leggi e normative applicabili nel Paese del pubblico ufficiale o a lui imposte dal suo datore di lavoro).
Se non è vietato dalla legge, ogni vantaggio accordato a un pubblico ufficiale dev’essere totalmente trasparente per l’azienda e subordinato a un’autorizzazione preliminare della gerarchia.
2.2 – Regali e inviti
- Definizioni
Si rimanda alla definizione proposta dall’articolo 2.2 della Carta Deontologica.
- Principio e regole
Anche i regali e gli inviti possono essere assimilabili o essere percepiti come atti di corruzione attiva o passiva. Sarà quindi necessario essere sempre molto vigilanti in termini di regali, segni di cortesia e ospitalità (ricevuti od offerti) o inviti ad attività di svago, spesso utilizzati perché contribuiscono a instaurare buoni rapporti tra le parti, ma che possono anche talvolta essere considerati come un mezzo per influenzare una decisione o per favorire un’azienda o una persona.
2.3 – Doni a organizzazioni caritative o politiche
- Definizioni
I doni e le donazioni sono vantaggi offerti sotto forma di denaro e/o contributi in natura. Sono sempre stanziati per uno scopo preciso: la ricerca, la formazione, l’ambiente (sviluppo sostenibile), per fini caritativi o umanitari, ecc.
I contributi politici, monetari e non, sono destinati a sostenere dei partiti, dei responsabili o delle iniziative politiche.
- Principio e regole
Le richieste di doni, donazioni o contributi devono essere considerate con attenzione, in particolar modo se inoltrate da persone in grado d’influenzare le attività dell’azienda o che potrebbero, se il dono fosse accordato, trarne un vantaggio personale.
Le richieste di doni devono sempre essere approvate da un superiore gerarchico.
2.4 – Mecenatismo, sponsorizzazioni
- Definizione
Mediante il mecenatismo o le sponsorizzazioni, l’azienda desidera apportare il suo sostegno finanziario o materiale a un’opera, un’azione sociale, culturale o sportiva, al fine di comunicare e promuovere i propri valori.
- Principi e regole
Mecenatismo e sponsorizzazioni devono essere realizzati senza la ricerca di alcun vantaggio specifico da parte del beneficiario, esclusa la promozione dell’immagine dell’azienda.
2.5 – Pagamenti di facilitazione
- Definizione
I pagamenti di facilitazione sono pagamenti ufficiosi (al contrario dei diritti e delle tasse, legittimi e ufficiali) versati per facilitare o accelerare delle formalità, in particolar modo amministrative, come richieste di permessi, rilascio di visti, passaggi alla dogana, ecc.
- Principio e regole
L’azienda non accetta mai i pagamenti di facilitazione, salvo in caso di motivi impellenti (salute o sicurezza di un collaboratore…).
2.6 – Sorveglianza di terzi (fornitori di beni o servizi, clienti)
- Definizione
La sorveglianza verte sui terzi, persone fisiche o morali, con i quali l’azienda interagisce e che possono presentare, in alcuni casi, un livello di rischio elevato in termini di corruzione.
Sono considerati come terzi: i partner commerciali, i fornitori di beni, i fornitori di servizi, gli agenti, i clienti, gli intermediari…
- Principio e regole
Ogni società s’impegna affinché i suddetti terzi rispettino i suoi principi e valori, nonché, se del caso, ad attuare le adeguate diligenze.
2.7 – Conflitto d’interessi
- Definizione
Il conflitto d’interessi risulta da ogni situazione in cui gli interessi personali dei Collaboratori entrano in conflitto con le loro funzioni o responsabilità.
- Principio e regole
Se delle circostanze danno luogo a un conflitto d’interessi potenziale o avverato, i Collaboratori interessati devono immediatamente informarne il loro superiore gerarchico.
2.8 – Scritture contabili / Controlli interni
- Definizione
L’azienda deve assicurarsi che i suoi servizi contabili e/o i suoi revisori interni e/o esterni prestino particolare attenzione, durante i loro controlli, alle eventuali dissimulazioni di fatti di corruzione e di traffico di influenze nei libri contabili, nei registri e nei conti.
- Principio e regole
Tutti gli attivi, i passivi, le spese e altre transazioni finanziarie realizzati dal Gruppo devono essere registrati nei libri contabili appropriati, i quali devono essere tenuti in modo regolare e in conformità con i principi, le regole e le leggi applicabili.
Le persone che hanno missioni di controllo contabile (audit, certificazione dei conti) devono essere particolarmente vigilanti sull’esattezza e la sincerità dei conti.
3 – Applicazione
3.1 – Formazione e sensibilizzazione
I quadri e i dipendenti non quadri più esposti ai rischi di corruzione e di traffico di influenze beneficeranno di una formazione alla quale saranno tenuti a partecipare, al fine di essere sensibilizzati a queste problematiche.
I Collaboratori saranno tenuti a prendere conoscenza di questo Codice e saranno sensibilizzati dai loro responsabili alla lotta contro la corruzione e il traffico di influenze.
3.2 – Segnalazione di pratiche non conformi al Codice e protezione delle persone che segnalano un illecito
Ogni Collaboratore, nel rispetto della procedura definita dall’azienda, può segnalare i suoi dubbi e/o porre le sue domande ai suoi responsabili gerarchici e/o al referente competente:
Se si trova confrontato a un rischio di corruzione o di traffico di influenze;
Se stima, in buona fede, che una violazione del Codice è stata commessa, è in corso di essere commessa o sarà commessa;
Se scopre che qualcuno subisce delle rappresaglie per aver segnalato un illecito in buona fede.
Ogni Collaboratore che segnali ai suoi superiori o al referente competente, in buona fede e in modo disinteressato, vale a dire essendo sinceramente persuaso che la sua dichiarazione è esatta, una violazione o un rischio di violazione del Codice, sarà protetto contro ogni forma di rappresaglie.
La sua identità e i fatti segnalati saranno trattati in modo confidenziale, conformemente alle leggi e normative applicabili.
D’altra parte, un errore commesso in buona fede non comporterà alcuna misura disciplinare. Al contrario, le denunce volontariamente abusive o caratterizzate da una volontà di nuocere saranno passibili di sanzioni.
3.3 – Dispositivo di allerta professionale
I Collaboratori sono informati dell’esistenza di un dispositivo di allerta professionale destinato a raccogliere le segnalazioni provenienti dai Collaboratori e relative all’esistenza di comportamenti o situazioni contrari a questo Codice.
La procedura di allerta professionale è descritta nell’articolo 3 della Carta Deontologica.
Al fine di poter rispondere alle domande dei dipendenti e per assicurarsi del corretto dispiegamento del dispositivo generale e della riservatezza delle informazioni eventualmente comunicate, il nostro comitato esecutivo ha designato due referenti per la procedura di allerta professionale:
Françoise FOURNIER (Francia, edificio F): françoise.fournier@sergeferrari.com
Niklaus ZEMP (Svizzera): niklaus.zemp@sergeferrari.com
Questi referenti possono essere contattati direttamente oppure per mezzo del seguente indirizzo e-mail: referent.alerte@sergeferrari.com
3.4 – Sanzioni in caso di violazione di questo Codice
Il non rispetto delle regole enunciate nel Codice impegna la responsabilità personale del Collaboratore e lo espone ad alcune sanzioni, in particolar modo penali.
L’azienda s’impegna a:
Prendere in considerazione tutte le segnalazioni di presunti illeciti;
Investigare con diligenza sulle allerte;
Valutare i fatti in modo obiettivo e imparziale;
Adottare le misure correttive e le sanzioni disciplinari adeguate.
Ogni inadempienza a una delle disposizioni di questo Codice potrà quindi essere oggetto delle sanzioni disciplinari previste dal Regolamento Interno.
Nel caso in cui si tratti di un dirigente o un collaboratore di una filiale estera, ogni inadempienza a una delle disposizioni di questo Codice potrà essere oggetto delle sanzioni disciplinari previste dalle leggi e normative applicabili ai rapporti contrattuali.
3.5 – Applicazione: responsabilità e monitoraggio
Spetta a ogni Collaboratore applicare il Codice nell’ambito delle responsabilità proprie delle sue funzioni.
L’azienda esegue controlli periodici al fine di verificare il rispetto della conformità delle pratiche.
Gli organi di governance dell’azienda e/o del Gruppo fanno un punto periodico della situazione per quanto concerne il monitoraggio dell’applicazione del Codice e il trattamento delle eventuali allerte segnalate.
4 – Regole di pubblicità, entrata in vigore e modifiche del Codice di condotta anticorruzione
4.1 – Pubblicità
Una copia del Codice di condotta anticorruzione sarà consegnata a ogni nuovo dipendente assunto dalla società.
In ogni caso, il Codice di condotta anticorruzione sarà affisso nei locali della società SERGE FERRARI e in quelli delle varie società del Gruppo e sarà inoltre pubblicato sul sito Intranet del Gruppo.
Il Codice di condotta anticorruzione è comunicato in doppia copia all’Ispettorato del lavoro.
4.2 – Entrata in vigore
L’entrata in vigore del Codice di condotta anticorruzione è fissata al 22/01/2018, ossia un mese dopo l’espletamento delle formalità di registrazione e pubblicità.
4.3 – Modifiche
Le eventuali modifiche e aggiunte al Codice di condotta anticorruzione saranno oggetto delle stesse procedure di comunicazione, pubblicità e registrazione definite in precedenza.
Tutte le clausole che fossero diventate contrarie alle disposizioni legali, normative e convenzionali in vigore in quel momento, a causa della loro evoluzione, saranno considerate nulle.
La Tour du Pin (Francia), il 22/01/2018
Per la società SERGE FERRARI
Romain FERRARI